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Comunidades de Propietarios - L.O.P.D.
 
 
COMUNIDADES DE PROPIETARIOS Y EL CUMPLIMIENTO DE LA L.O.P.D.


Al igual que las empresas, las Comunidades de Propietarios, en las cuales la mayoría vivimos, tratan datos nuestros, y como tales, creemos que son para organizar y gestionar mejor la propia Comunidad, sin embargo, hay aspectos que se nos escapan de las manos, y pueden llegar a tener  una  vital  importancia  en  nuestro  quehacer  diario,  puesto  que  podemos  encontrarnos  con  que nuestros datos están pasando de mamo en mano sin saber el motivo, y no sólo es una problemática que afecta a nuestro entorno de vida, sino que además las personas que en teoría nos aportan o nos realizan el trabajo de gestión de una Comunidad, los Administradores de Fincas, pueden verse afectados por la presente  problemática,  sin  saber  o  haberse  parado  a  pensar  en  las  graves  consecuencias  que  el tratamiento de los datos puede acarrearles.

Como introducción, podemos decir que el artículo 2.1 de la Ley Orgánica 15/1.999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (L.O.P.D.), establece que "la presente Ley Orgánica será de aplicación a los datos de carácter personal registrados en soporte físico que los haga susceptibles de tratamiento, y a toda modalidad de uso posterior de estos datos por los sectores público y privado", siendo:

     • datos de carácter personal según el artículo 3 a), "cualquier información concerniente a personas físicas identificadas o identificables" y

     • fichero, tal y como prevé el artículo 3 b) "todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso".

      
 
  
LA ADAPTACION POR LAS COMUNIDADES DE PROPIETARIOS DE LOS SISTEMAS DE VIDEOVIGILANCIA A LA LEY ORGANICA DE PROTECCION DE DATOS
             
Vamos a analizar quien es el RESPONSABLE de los ficheros que contienen los datos de los propietarios de las viviendas de un edificio objeto de división horizontal según la Ley Orgánica 15/1.999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (L.O.P.D.),
 
Tal y como establece el artículo 3 d) de la LOPD, se define como responsable del fichero a la "persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, u órgano administrativo, que decida sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento". Por ello, será necesario determinar quién, a criterio de la agencia Española de Protección de Datos decide sobre la finalidad, objeto y uso de los datos, siendo fundamental resolver cuál es la finalidad a la que se encontrarían sujetos los ficheros que contuvieran los datos de los propietarios. 
     
 
Pues bien, la finalidad de mantener los datos de los propietarios es, precisamente, asegurar el cumplimiento por los mismos de las obligaciones impuestas por la Ley de Propiedad Horizontal, así como garantizar el adecuado ejercicio por los mismos de los derechos que les corresponden en la comunidad. En resumidas cuentas, la finalidad perseguida por el mantenimiento de estos ficheros será la de asegurar el correcto desenvolvimiento de la comunidad.
 

De lo anterior se desprende que la condición de RESPONSABLE del fichero recaerá sobre la propia Comunidad de Propietarios que es la que tiene las obligaciones registrales y es quien, a través de sus Órganos de Gobierno y, en su caso, de la Junta, resolverá sobre las cuestiones relacionadas con la misma.

En consecuencia, las actividades que el Administrador (o, en su caso, el Secretario) de una determinada comunidad de propietarios desarrolle como tal no serán sino las derivadas de su propia integración, como órgano de gobierno, en la citada comunidad, sin que el mismo pueda utilizar la información de que tenga conocimiento como consecuencia del ejercicio de su función para un fin distinto del derivado de la gestión que le haya sido encomendada, en el ámbito de las funciones que al administrador atribuye el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal.

Por ello, la condición de RESPONSABLE de los ficheros creados para la adecuada gestión y funcionamiento de la comunidad de propietarios de un inmueble objeto de división horizontal corresponderá a la propia Comunidad, siendo el Administrador, en cuanto tal y con relación a ese determinado inmueble, un mero usuario del fichero, en virtud de su condición de órgano de gobierno de la comunidad.

Además, en el caso de que dichos ficheros se encuentren ubicados en la oficina profesional del Administrador de Fincas (en nuestro caso, los administradores de Fincas son las Asociaciones Cámaras de la Propiedad Urbana), éste no será más que un mero encargado del tratamiento, es decir,  el Administrador de Fincas ejerce la administración de una o de varias comunidades de propietarios por encargo del responsable, actuando como "Encargado del tratamiento", al que se refiere el artículo 3 g) de la Ley Orgánica 15/1999, definido como "la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio o cualquier otro organismo que, solo o conjuntamente con otros, trate datos personales por cuenta del responsable del tratamiento", que limitará (en cuanto oficina) su actividad a la custodia de los datos, siendo necesario el cumplimiento del artículo 12 de la LOPD “Acceso a datos por cuenta de terceros”, en los términos siguientes:

     1. No se considerará comunicación de datos el acceso de un tercero a los datos cuando dicho acceso sea necesario para la prestación de un servicio al responsable del tratamiento.

     2. La realización de tratamientos por cuenta de terceros deberá estar regulada en un contrato que deberá constar por escrito o en alguna otra forma que permita acreditar su celebración y contenido, estableciéndose expresamente que el encargado del tratamiento únicamente tratará los datos conforme a las instrucciones del responsable del tratamiento, que no los aplicará o utilizará con fin distinto al que figure en dicho contrato, ni los comunicará, ni siquiera para su conservación, a otras personas.

     3. En el contrato se estipularán, asimismo, las medidas de seguridad a que se refiere el artículo 9 de esta Ley que el encargado del tratamiento está obligado a implementar.

     4. Una vez cumplida la prestación contractual, los datos de carácter personal deberán ser destruidos o devueltos al responsable del tratamiento, al igual que cualquier soporte o documentos en que conste algún dato de carácter personal objeto del tratamiento.

     5. En el caso de que el encargado del tratamiento destine los datos a otra finalidad, los comunique o los utilice incumpliendo las estipulaciones del contrato, será considerado también responsable del tratamiento, respondiendo de las infracciones en que hubiera incurrido personalmente.

Por lo tanto, como conclusión podemos decir que RESPONSABLE de los ficheros de datos personales es la Comunidad de Propietarios que es además quién por lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1.999, de 13 de diciembre de Protección de Datos de Carácter Personal (L.O.P.D.), debe proceder, en consecuencia, a la inscripción de los correspondientes ficheros y al cumplimiento del resto de disposiciones sustantivas establecidas por la misma, siendo ENCARGADO DEL TRATAMIENTO el Administrador de Fincas que deberá cumplir lo correspondiente a su figura establecido en la misma ley.


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